Elite Stadshotellet Växjö

Samarbetet började under 2009 när ett Elitehotell i Helsingborg fick upp ögonen för Timeplan. Sedan dess har mycket hänt för både Elite som hotellkedja och för Timeplan som företag och produkt men samarbetet kvarstår. I intervjun med löneansvarige Eva Johansson på stadshotellet i Växjö kan det inte bli tydligare – Elite + Timeplan = sant.

Eva började sin karriär på stadshotellet i Växjö 1981 som hovmästare och restaurangchef men 1992 sadlade hon om till en mer administrativ tjänst innehållande personal- och ekonomifrågor och 2001 blev stadshotellet ett Elite. Verksamheten hade inte tidigare något personalhanteringssystem utan gjordes manuellt – schema och tidrapportering som sedan knappades in manuellt i dåvarande lönesystem. Medarbetarna registrerade när de kom och gick i en hederlig stämpelklocka. Idag använder bägge Elite-hotellen i Växjö Timeplan för att schemalägga 16-veckorsschema, registrera tid via stämplingsterminaler och förbereda för lön i Agda. – Timeplan fungerar optimalt och underlättar dagligen för alla som jobbar hos oss då systemet bidrar till en säkrare, smidigare och lättare vardag, berättar Eva.

Vardagen med Timeplan

Att använda Timeplan dagligen är både tidseffektivt och tidsbesparande för Elite. – Det är alltid en utmaning, oavsett verksamhet, att införa ett digitalt system. För oss har det varit viktigt att vår verksamhets struktur speglas i Timeplan och att alla administratörer kan, förstår och accepterar systemet och dess effekter ordentligt. Alla som sitter i Timeplan behöver förstå den röda tråden och hur allt hänger ihop för det påverkar resultatet av vårt användande, säger Eva. På hotellen i Växjö är det Eva och en person till i personalen som är Timeplanansvariga, vilket innebär att de tar hand om alla frågor från sina kollegor gällande systemet och även kontakten med Timeplans support. – Vi lägger max 10 minuter om dagen för att se över dagens stämplingar mm och avdelningscheferna sitter också en kort stund för att ta hand om frånvaro eller liknande. Tiden vi lägger på denna typ av administration har minskat ofantligt mycket sedan vi införde Timeplan, säger Eva. 

Samarbetet

Elite-koncernen är en av Timeplans största och äldsta kunder. – Samarbetet oss emellan fungerar riktigt bra och har gjort sedan dag ett. Timeplans personal talar ett språk som vi som kunder förstår och kan relatera till, vilket är otroligt viktigt i samarbetet. Det märks att supportavdelningen kan hotellavtalen och vet hur hotellverksamhet fungerar, vilket underlättar när all kommunikation sker via mail och telefon, säger Eva. I de lägen när det har varit något som behövt lösas har det fungerat utmärkt  och Timeplan håller vad de lovar och återkommer när de ska, varje gång. 

Vikten av personligt bemötande är Eva och hennes kollegor väl medvetna om i sin bransch och något som också spelar en stor roll i samarbetet med Timeplan. – När något är viktigt och betydelsefullt i din egen yrkesroll förväntar du dig oftast detsamma från partners som tex. från ens leverantörer. Det blir också oftast lättare att komma bra överens och arbeta tillsammans när man värderar samma saker, beskriver Eva. – Den support och det bemötande vi får från Timeplan är ovärderlig, både via mail och telefon, är vi otroligt nöjda med. Den personliga kontakten via telefon som många andra supportavdelningar tyvärr prioriterar bort idag är så viktig. 

Avslutningsvis vill Eva säga till alla som funderar på att skaffa ett digitalt personalhanteringssystem att våga hoppa på tåget. För som hotell kan man bara vinna på att samarbeta med Timeplan!