Precis som så många andra företag la ES Hemservice väldigt mycket tid på att manuellt arbeta med schemaplanering, tidrapportering och lönehantering. När de sedan insåg att de inte hann med att utveckla företaget i den takt de ville beslutade de sig för att köpa in ett digitalt personalhanteringssystem.

Anne-Lie Strömberg är VD på ES Hemservice och ytterst ansvarig för personalplaneringen i företaget. Innan Timeplan kom in i bilden handlade det mycket om att planera dagarna, lägga schema och hitta vikarier snabbt. Det var mycket svårt att ha en långsiktig plan då Anne-Lie konstant släckte bränder i verksamheten, hade alla planer i sitt eget huvud och arbetade mycket i Excel. – Det tog otroligt långt tid och var mycket krävande, berättar Anne-Lie.

En omständig manuell process

Anledningen till att de började leta efter ett digitalt personalhanteringssystem var den omständliga processen från det manuella arbetet till lönesystemet Fortnox. Att sitta och manuellt göra scheman för 6 veckor i taget i Excel för all personal, som dessutom schemaläggs på olika vis, samtidigt som företaget växte, blev för tufft. All utveckling av företaget fick helt enkel vänta, vilket medförde konsekvenser. Anne-Lie började därför granska marknaden efter digitala lösningar och hörde sig för på hemmaplan i Sundsvall för rekommendationer. Genom en kontakt på företaget Ditt liv fick Anne-Lie upp ögonen för Timeplan och fick bra referenser gällande systemet. – Jag fick även ett mycket positivt bemötande av säljarna på Timeplan och gillade vad jag såg i produkten, säger Anne-Lie. När ES Hemservice väl bestämt sig och valt Timeplan som system började resan med att implementera det i verksamheten. – Det handlar mycket om att lära känna systemet och anpassa det efter vår verksamhet. Det är alltid en förändringsprocess att lära sig ett nytt system och viktigt är att alla får en positiv bild och känsla från första början, menar Anne-Lie.

Fördelar med Timeplan

– Vi införde Timeplan mycket för att automatisera, digitalisera och göra det lättare för våra medarbetare att rapportera sin tid. Även för att få bort det administrativa arbetet för chefer gällande schemaplanering, tidrapportering med manuell hantering av OB, övertid och frånvaro – allt som måste förberedas inför löneprocessen. Numera registrerar medarbetarna sina tider genom att stämpla in och ut via terminaler och exakta tider registreras samtidigt som frånvaro, OB samt komp- och flextid följer med vid avvikelser. Det blir inga diskussioner om tider eller när alla arbetat som tidigare.

Resultatet så här långt 

Ur personalens synpunkt har Timeplan bidragit till en lättare och smidigare vardag då de kan se sin övertid, komptid, sitt schema, sina olika saldon och sina egna stämplingar genom personalppen. De kommunicerar med varandra och med sina chefer enkelt genom Timeplan och vikarierna markerar i förväg i sitt schema i sin app när de är tillgängliga att arbeta så schemaläggaren får informationen till sig istället för att behöva jaga den. – Vi arbetar mycket med passförfrågningar i förväg baserat på vad våra timanställda registrerat in i sin app gällande tillgänglighet. Det bidrar till en bättre framförhållning i planeringen för alla inblandade och de timanställda uppskattar verkligen att de snabbare får veta när de ska arbeta, säger Anne-Lie. Ur chefernas synpunkt har just den administrativa tunga delen i vardagen försvunnit. – Vi har mer tid att fokusera på annat som till exempel att utveckla vår verksamhet och att långsiktigt planera för framtiden. I och med att allt dessutom numera är digitalt har vi mycket tillgänglig data att gå på och lära oss av när vi planerar, vilket bidrar till en optimering av vår personalplanering.

Nästa utmaning

Nästa steg för ES Hemservice blir att på sikt börja arbeta med kostnadsberäkning i Timeplan och få in sina budgetar för att kunna jämföra med sina kostnader. Detta kommer bidra till att vi blir mer medvetna hur det går i verksamheten och en enkelhet i uppföljningen om vad som fungerar och inte.

Mycket bra support

– Vi är väldigt nöjda med Timeplan både som system och samarbetspartner. Timesplans supportavdelning är den bästa jag någonsin stött på och vi blir alltid mycket bra bemötta. Det finns personer där med olika erfarenheter och färdigheter vilket underlättar för oss som kund. Vi fick också väldigt bra hjälp i början med schemaplaneringen vilket underlättade otroligt när vi skulle klura ut hur vi optimalt skulle planera i systemet – det var guld värt! avslutar Anne-Lie.