Ett bättre och säkrare sätt att registrera tider

– Inledningsvis kikade vi runt på marknaden och började faktiskt att köra ett annat system då vi trodde att Timeplan skulle bli för dyrt för oss i och med att vi under vissa delar av året har betydligt mindre bemanning, berättar Carl.  Denna uppfattning skulle visa sig senare inte stämma då Gröna Stugans redovisningsbyrå introducerade Timeplan. – Vi kände inte heller till att Timeplan erbjöd tidrapporteringsterminaler med fingeravtryck som var ett skallkrav för oss så vi blev glatt överraskade, säger Carl. 

Carl och hans kompanjoner tog över Gröna Stugan för ca 2 år sedan och hade tidigare drivit en liknande verksamhet i Stockholmsregionen. Gröna Stugan var en aning större med stor potential med sin gedigna uteservering med en vacker omgivning. Första sommaren innebar schemaläggning och tidsplanering i Excel och trots en pågående pandemi lyckades verksamheten bra, mycket på grund av dess ytor med uteserveringen där gästen själv kan beställa via app för att hålla så mycket avstånd som möjligt. Dock behövdes en förändring i arbetssättet kring att rapportera sin arbetstid som medarbetare. – Det blev en del felaktigheter i personalens tidsstämplingar och dessutom ökande antalet medarbetare från 3 st till 22 st på kort tid, vilket medförde en del utmaningar, beskriver Carl. – Vi behövde helt enkelt ett bättre och säkrare sätt att registrera arbetstiden men också för att schemalägga personalen i och med att den varierar mycket beroende på säsong. Idag tidrapporterar Gröna Stugan med hjälp av en stämplingsterminal från Timeplan där medarbetaren scannar sitt fingeravtryck. De har även en digital personalliggare i Timeplan, schemalägger all personal och har koppling till löneprogrammet Fortnox. 

Resultatet så här långt 

– Så här långt fungerar Timeplan väldigt bra för oss! Det är ett mycket lättanvänt system och jag har inte tidigare sett något liknande – varken vad gäller funktion eller användarvänlighet. Funktionaliteten är väl avvägd mot komplexiteten i systemet – det finns många olika funktioner utan att det blir för krångligt att använda, fortsätter Carl. – Medarbetarna är dessutom mycket nöjda med appen – enkel att komma igång med och intuitiv. 

Utmaningar och råd till andra 

En utmaning på resan är såklart att man inledningsvis måste introducera några olika system för sin personal som de ska använda i verksamheten. – Viktigt blir ju att våga och inte ha för stort kontrollbehov i början utan tänka att det löser sig på vägen, vilket det gjorde för oss, berättar Carl. Tidrapporteringen är numera en positivt sak istället för något negativ och krångligt. Det har också blivit rättvist för alla iblandade med att klocka medarbetarnas tider – lätt för personalen och mer effektivt för själva löneprocessen. 

– För andra som står i valet och kvalet att införa ett tid- och schemasystem som rekommenderar jag Timeplan starkt! Vi har lärt oss mycket på vägen och är inte på något sätt klara men det är ju en process i sig att starta upp i ett nytt system och vi kommer få växa in i det och lära oss hur vi kan använda det på bästa sätt baserat på vår verksamhet. I Timeplan finns också möjligheten att börja i lite mindre skala och sedan växla upp – de kan växa ihop med oss vilket känns väldigt positivt, avslutar Carl.