Timeplans flexibilitet gjorde valet av leverantör lätt för ICEHOTEL

Schemaläggning och tidrapportering för hotellbranschen

Varje år, i takt med att Torne älv fryser till is skapas ett nytt hotell av is och snö i det lilla samhället Jukkasjärvi i norra Sverige. Älvens is blir till konst, design och arkitektur på ICEHOTEL, ett konstprojekt och världens allra första och största ishotell. Ledstjärnan och inspirationen på ICEHOTEL är att utveckla sinnliga och unika upplevelser utifrån Torne älv, och det har ICEHOTEL gjort sedan 1989. ICEHOTEL är öppet året om och gästerna välkomnas till att sova i rum skapade av is och snö samt 20 issviter, isbar och galleri öppet året om och kylt med hjälp av solenergi.

Saknade en bra överblick 

Tidsbesparing, bättre struktur i personalplanering och i det dagliga arbetet samt ett tryggare och säkrare system för de anställda var faktorer som ICEHOTEL sökte i ett tid- och schemaläggningssystem. Under 2016 började ICEHOTEL leta efter ett tid- och schemaläggningssystem på den svenska marknaden. Tidigare arbetade de manuellt i Excel med planering, schemaläggning och tidrapportering. – Vårt arbetssätt var helt manuellt och osäkert för våra anställda gällande tidrapporteringen. Vi hade ingen koppling mot vårt lönesystem vilket ökade felmarginalen då vi manuellt förde in informationen. Vi saknade en bra överblick av verksamheten och vi behövde ett ställe att samla allt på som alla kunde nå och som till stor del kunde fungera automatiskt i många avseenden, säger Sandra Bennison, systemförvaltare på ICEHOTEL. 

Värdet av en trygg leverantör

På marknaden idag finns många olika digitala system och vi valde ut ett antal som vi kontaktade och sedan jämförde. – Vi valde till slut Timeplan tack vare deras flexibilitet och lyhördhet gentemot våra behov. Det var väldigt viktigt för oss att leverantören förstod oss och vår verksamhet väl och verkligen lyssnade på våra behov och önskemål. Det är svårt vid första anblick att förstå exakt hur ett system bör fungera och hur det ska sättas upp för att vi ska få ut bäst effekt av det. En leverantör ska få oss att känna oss trygga genom hela processen, från första kontakten till färdig implementation. Viktigt är också att man är ett team och samarbetar bra även efter att systemet är på plats och att man som kund inte upplever att man blir en i mängden. Timeplan som företag är lika oss då de precis som vi verkligen värdesätter sina kunder och sätter dom i första rummet, fortsätter Sandra.

”I ett tidigt skede visade medarbetarna på Timeplan ett starkt engagemang och deras supportavdelning är något utöver det vanliga, helt klart.”

Sandra Bennison, ICEHOTEL

Effekterna efter 2 år

ICEHOTEL har arbetat i Timeplan i 2 år och använder det nu för hela koncernen, även för personal som hyrs in på entreprenad. Vid högsäsong arbetar ca 200 medarbetare på hotellet som årligen besöks av 70 000 gäster från hela världen.  – Med Timeplan har vi fått en lösning för hela verksamheten vilket har bidragit till en större kontroll av alla delar. Det som tidigare var utspritt i flera olika mappar är idag samlat på ett ställe, beskriver Sandra.

Utmaningar

– Den största utmaningen har helt klart varit att få med alla medarbetare på tåget. Vi har haft flera utbildningar och gett återkommande återkoppling till personalen för att de ska känna sig trygga och säkra i användandet av Timeplan som system. Deras hanterande av systemet är oerhört viktigt! – Ett tips till de som letar efter ett tid- och schemaläggningssystem är  att fundera ut hur man vill och bör arbeta innan man kontaktar olika leverantörer. Ta även god tid på er och våga gå er egen väg och snegla inte för mycket på andra. Lita på att ni vet vad som är bäst för er verksamhet, menar Sandra

Vikten av en bra och tillgänglig support 

– Den personliga kontakten med en leverantör är en viktig byggsten i samarbetet. I ett tidigt skede visade medarbetarna på Timeplan ett starkt engagemang och deras supportavdelning är något utöver det vanliga, helt klart. Det är otroligt tryggt att veta att vi alltid får snabb hjälp, blir så väl bemötta och att det går att lita på att Timeplan vill hjälpa oss på bästa sätt. – De är alltid lösningsorienterade och får oss även att våga tänka om för att arbeta ännu smidigare och bättre i systemet. Detta är en stor konkurrensfördel enligt mig, avslutar Sandra.

Fler kundberättelser

Läs mer om våra kunders resa tillsammans med oss!