KC Masala Kitchen 3

Vår tillväxt krävde ett system som Timeplan

 

För 3 år sedan när Sabina Ståhle började på Masala Kitchen i Göteborg fanns ett stort behov av ett digitalt system för det manuella arbetet kring schemaläggning, tidrapportering och personalhantering.

Masala Kitchen startades för 15 år sedan och är idag välkända i Göteborg för sin välsmakande indiska mat. Idag finns 7 st olika restauranger med totalt ca 80 st anställda. I och med att verksamheten expanderat de senaste 5 åren har behovet av ett personalhanteringssystem bara vuxit med tiden.

Manuellt tungt arbete
Det manuella arbetet kring schemaläggning och tidrapportering blev för tungt och var för tidskrävande, säger Sabina Ståhle, administratör på Masala Kitchen.  Sökandet efter rätt system började för 3 år sedan och då var Timeplan en av de möjliga leverantörerna. – Timeplan kändes från första stund som ett bra och enkelt system att arbeta i. Det upplevdes inte för komplext även om det går att göra mycket på en djup och detaljerad nivå i systemet, berättar Sabina.

 

Kontroll på bemanningen
Själva investeringen i ett digitalt system skulle också underlätta lönehanteringen och ge en tydlig och snabb överblick av de timmar medarbetarna faktiskt arbetat. Detta för att få en bättre struktur och kontroll på bemanningen. – Vi hade ett behov av att jämföra tider och dagar baserat på de tider våra medarbetare arbetat, granska detta för att sedan förstå de kommande bemanningsbehoven för de olika restaurangerna. Såhär i efterhand har det varit jättebra då det blir mycket lättare att planera och lägga optimala scheman och för att ha rätt person på rätt plats vid rätt tid, fortsätter Sabina. 

Tydligare process och kostnadsmedvetenhet
 – Vi har i och med Timeplan fått en alltmer smidig och lättöverskådlig process av schemaläggning men också av tidrapporteringen. Våra medarbetare stämplar in när de kommer och ut när de slutar och använder också Timeplans webbapp. Där kan de se sina scheman, hur deras kollegor arbetar, kommunicera med sin chef och ansöka om ledighet. Väldigt smidigt! Vi har nu full koll på alla timmar i relation till våra personalkostnader. Dock arbetar vi inte med budgetdelen i Timeplan än men vi hoppas kunna göra det på sikt för att få den fulla helhetsbilden kostnadsmässigt. Även att lägga in våra försäljningssiffror och se dessa i relation till våra kostnader vore bra.

Utmaningar
Utmaningarna med att införa Timeplan i verksamheten har varit att motivera medarbetarna och få alla att använda systemet fullt ut. – Det är alltid en inlärningsperiod vid förändringar som tar lite tid men väger ju upp nu när alla är igång, beskriver Sabina. En annan utmaning var att de flesta medarbetarna hos Masala Kitchen går på timavtal, vilket gör schemaläggningen svår. Det är mycket vanligt  i restaurangbranschen där bemanningsbehoven varierar från dag till dag och olika tider på dygnet. – Det blir då extra viktigt med bra rutiner och regler kring hur vi schemalägger och hur vi optimerar bemanningen i våra scheman. Där hjälper Timeplan som system till väldigt mycket.

Tips till andra
– Vad som är otroligt viktigt för att lyckas med ett nytt personalhanteringssystem är att ha några i verksamheten som kan det utan och innan som ansvarar för systemet som sådant. Det är också viktigt att förmedla vem eller vilka dessa är till alla medarbetare så de vet var de ska vända sig till med sina frågor. Timeplans support är mycket bra och har varit en stöttepelare vid införandet och de har även hjälpt oss vid frågor efter det. Vi ska nu börja använda den nya modulen för kontantfri drickshantering, vilket vi ser fram emot då hanteringen av både kontant- och kortdricks ställt till det innan. Förhoppningsvis kommer vi lätt kunna dela upp dricksen i Timeplan och fördela ut den korrekt på våra medarbetares löner, vilket är toppen, avslutar Sabina.

 

Om Masala Kitchen

Under namnet Masala Kitchen drivs fem indiska restauranger i Göteborgsområdet och den första restaurangen öppnades för 15 år sedan. Deras ambition är att förmedla det mångfacetterade indiens dofter, smaker och färger genom mat som tillagas från grunden med råvaror av hög kvalitet. Duktiga kockar hämtar inspiration från Himalayas bergstrakter i norr, till de varma, strandnära regionerna i söder och tillgodoser göteborgarna en underbar smakupplevelse. Utöver dessa finns även restaurangerna Ostindiska Ölkompaniet, The Joint, Thali och Piccolo Pizzeria.

LADDA NER KUNDCASE!