Vår tillväxt krävde ett system som Timeplan

Schemaläggning och tidrapportering för restaurangbranschen 

Under namnet Masala Kitchen drivs fem indiska restauranger i Göteborgsområdet och den första restaurangen öppnades för 15 år sedan. Deras ambition är att förmedla det mångfacetterade indiens dofter, smaker och färger genom mat som tillagas från grunden med råvaror av hög kvalitet. Duktiga kockar hämtar inspiration från Himalayas bergstrakter i norr, till de varma, strandnära regionerna i söder och tillgodoser göteborgarna en underbar smakupplevelse. Utöver dessa finns även restaurangerna Ostindiska Ölkompaniet, The Joint, Thali och Piccolo Pizzeria.

För 3 år sedan när Sabina Ståhle började på Masala Kitchen i Göteborg fanns ett stort behov av ett digitalt system för det manuella arbetet kring schemaläggning, tidrapportering och personalhantering.

Masala Kitchen startades för 15 år sedan och är idag välkända i Göteborg för sin välsmakande indiska mat. Idag finns 7 st olika restauranger med totalt ca 80 st anställda. I och med att verksamheten expanderat de senaste 5 åren har behovet av ett personalhanteringssystem bara vuxit med tiden.

Manuellt tungt arbete

– Det manuella arbetet kring schemaläggning och tidrapportering blev för tungt och var för tidskrävande, säger Sabina Ståhle, administratör på Masala Kitchen.  Sökandet efter rätt system började för 3 år sedan och då var Timeplan en av de möjliga leverantörerna. – Timeplan kändes från första stund som ett bra och enkelt system att arbeta i. Det upplevdes inte för komplext även om det går att göra mycket på en djup och detaljerad nivå i systemet, berättar Sabina.

Kontroll på bemanningen

Själva investeringen i ett digitalt system skulle också underlätta lönehanteringen och ge en tydlig och snabb överblick av de timmar medarbetarna faktiskt arbetat. Detta för att få en bättre struktur och kontroll på bemanningen. – Vi hade ett behov av att jämföra tider och dagar baserat på de tider våra medarbetare arbetat, granska detta för att sedan förstå de kommande bemanningsbehoven för de olika restaurangerna. Såhär i efterhand har det varit jättebra då det blir mycket lättare att planera och lägga optimala scheman och för att ha rätt person på rätt plats vid rätt tid, fortsätter Sabina.

”Timeplan kändes från första stund som ett bra och enkelt system att arbeta i. Det upplevdes inte för komplext även om det går att göra mycket på en djup och detaljerad nivå i systemet.”

Sabina Ståhle, Masala Kitchen

Tydligare process och kostnadsmedvetenhet

– Den största utmaningen har helt klart varit att få med alla medarbetare på tåget. Vi har haft flera utbildningar och gett återkommande återkoppling till personalen för att de ska känna sig trygga och säkra i användandet av Timeplan som system. Deras hanterande av systemet är oerhört viktigt! – Ett tips till de som letar efter ett tid- och schemaläggningssystem är  att fundera ut hur man vill och bör arbeta innan man kontaktar olika leverantörer. Ta även god tid på er och våga gå er egen väg och snegla inte för mycket på andra. Lita på att ni vet vad som är bäst för er verksamhet, menar Sandra.

Utmaningar

Utmaningarna med att införa Timeplan i verksamheten har varit att motivera medarbetarna och få alla att använda systemet fullt ut. – Det är alltid en inlärningsperiod vid förändringar som tar lite tid men väger ju upp nu när alla är igång, beskriver Sabina. En annan utmaning var att de flesta medarbetarna hos Masala Kitchen går på timavtal, vilket gör schemaläggningen svår. Det är mycket vanligt  i restaurangbranschen där bemanningsbehoven varierar från dag till dag och olika tider på dygnet. – Det blir då extra viktigt med bra rutiner och regler kring hur vi schemalägger och hur vi optimerar bemanningen i våra scheman. Där hjälper Timeplan som system till väldigt mycket.

Tips till andra

Utmaningarna med att införa Timeplan i verksamheten har varit att motivera medarbetarna och få alla att använda systemet fullt ut. – Det är alltid en inlärningsperiod vid förändringar som tar lite tid men väger ju upp nu när alla är igång, beskriver Sabina. En annan utmaning var att de flesta medarbetarna hos Masala Kitchen går på timavtal, vilket gör schemaläggningen svår. Det är mycket vanligt  i restaurangbranschen där bemanningsbehoven varierar från dag till dag och olika tider på dygnet. – Det blir då extra viktigt med bra rutiner och regler kring hur vi schemalägger och hur vi optimerar bemanningen i våra scheman. Där hjälper Timeplan som system till väldigt mycket.

Fler kundberättelser

Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident sunt in culpa.