Optimerad schemaläggning som sparar både tid och pengar

Under hösten 2019 fick fysioterapeuten Susanne i uppdrag att effektivisera Sportrehabs schemaläggning och tidrapportering. Susanne har arbetat på Sportrehab sedan 2015 och är tidigare specialist på ortopediska skador och idrottsskador och en doktorexamen i fysioterapi där fokus var på korsbandsskador hos unga idrottare.

Innan använde Sportrehab Excel i schemaläggningssyfte och tidrapportering, ledighetsansökningar och frånvaro rapporterades på papper. Det skapade många manuella steg som ledde till för många fel och som rent administrativt var arbetssättet besvärligt. – Vi behövde ett stabilt digitalt verktyg som kunde hjälpa oss att få bättre översikt och kontroll på både schema och tider, berättar Susanne. En kravspecifikation togs fram och i november 2019 fanns två utvalda leverantörer varav en var Timeplan. – Med Timeplan fick vi från början testa systemet själva och fick även hjälp att förstå hur det fungerade. Vi träffades även och diskuterade krav, funktioner, anpassningar mm för att sätta upp Timeplan på rätt sätt och utefter våra förutsättningar och behov, fortsätter Susanne. – Jag kände från första stund att Timeplan verkade lovande och att det fanns en tanke bakom allt i systemet.

Sportrehab använder Timeplan för schemaläggning för personer, avdelningar och rum samt tidrapportering för all personal. De exporterar informationen till lönesystemet Visma.

Därför valde Sportrehab Timeplan

Sportrehab schemalägger sina fysioterapeuter utefter de olika rummen på mottagningarna där de tar emot patienter. De arbetar aktivt med en dagsöversikt av alla rum där all frånvaro och avvikelser läggs in.  Utöver detta gör Susanne grundscheman och schemalägger alla medarbetare på längre sikt och tillsammans med en lönekonsult kopplar de samman Timeplan med deras lönesystem Visma. På så sätt överförs all information såsom tider, frånvaro, semester och andra avvikelser som lagras i Timeplan som löneunderlag.

– Vi valde Timeplan för deras anpassningsförmåga, lyhördhet och förståelse för vår verksamhet. Det fanns redan från start en ödmjukhet från deras sida i sättet att möta oss och våra önskemål som bidrog till ett bra samarbete i uppstartsprocessen, avslutar Susanne.