Vilja, flexibilitet och anpassning är grunden i vår samarbete

Schemaläggning och tidrapportering för detaljvaruhandeln

Swedolkoncernen erbjuder varor och tjänster på ett enkelt och proffsigt sätt. I sortimentet finns verktyg, maskiner, arbetskläder och skyddsutrustning som säljs via webbshop och i cirka 100 egna butiker i Sverige, Norge, Finland och Estland under namnen Swedol, Grolls, Univern och Nim.

Sammanlagt omsatte bolagen 3,62 miljarder kronor 2019 och har idag cirka 1000 anställda. From 1 april 2020 är Swedol ett bolag inom Momentum Group.

Deras kärnvärden är Enkelt, Proffsigt, Hjärta och Driv – vilka också låg till grund vid val av nytt personalhanteringssystem. 

Expandering krävde ett stabilt verktyg för chefer och medarbetare 

Efter en tids expandering och en fusion 2017 började Swedol se sig omkring efter ett nytt personalhanteringssystem på den svenska marknaden. Företaget växte och det krävdes ett verktyg som bättre uppfyllde deras krav på system som enkelt och proffsigt. Det skulle vara ett användarvänligt system både för chefer och medarbetare samt uppfylla de krav som fanns i Swedols fyra kollektivavtal inom Handels.  Efter en noggrann process och upphandling fanns 6 st leverantörer som jämfördes på pris, funktionalitet, användarvänlighet och förmåga att ta sig an Swedol som möjlig kund.

– Vi valde Timeplan då vi som företag fick bäst gehör där från dag ett. Vi fick ett mycket bra bemötande där förståelse, flexibilitet och ödmjukhet var viktiga komponenter, berättar Swedols löneansvarig Åsa Edestav.  Åsas fokus är att förenkla och att hela tiden kvalitetssäkra löneadministrationen.

– Förutom att Timeplan skulle ge oss ett mer lättillgängligt system förväntade vi oss även att det skulle förenkla all administration för våra butiks- och lagerchefer. Det var också otroligt viktigt att kvaliteten på den data Timeplan skickar till vårt lönesystem var tillförlitlig och korrekt, fortsätter Åsa.

Därför valde Swedol Timeplan

– Vi införde Timeplan för att automatisera, digitalisera och göra det lättare för våra medarbetare att rapportera sin tid. Även för att få bort det administrativa arbetet för chefer gällande schemaplanering, tidrapportering med manuell hantering av OB, övertid och frånvaro – allt som måste förberedas inför löneprocessen. Numera registrerar medarbetarna sina tider genom att stämpla in och ut via terminaler och exakta tider registreras samtidigt som frånvaro, OB samt komp- och flextid följer med vid avvikelser. Det blir inga diskussioner om tider eller när alla arbetat som tidigare, beskriver Åsa. 

”Vi valde Timeplan då vi som företag fick bäst gehör där från dag ett. Vi fick ett mycket bra bemötande där förståelse, flexibilitet och ödmjukhet var viktiga komponenter”

Åsa Edestav, Swedol  

Resultatet så här långt

Swedol har använt Timeplan sedan december 2018 och har kommit en god bit på vägen. – Vi har under resans gång gjort anpassningar och förbättringar i systemet för att möta nya behov som uppkommit.  Vi har hela tiden fått bra hjälp av Timeplan som tagit våra synpunkter på allvar och vi har tillsammans kunnat lösa problem på ett givande sätt, säger Åsa. – Timeplan har klart visat att de kan hantera både små som stora företag, att de kan anpassa och optimera systemet efter olika verksamheter och ta hand om sina kunder, fortsätter Åsa. 

En utmaning för Swedol har varit att anpassa Timeplan efter detaljhandelsavtalet då det finns många olika vägar att gå och det går att specialisera mycket.  Timeplan har hjälpt oss och hittat lösningar som gjort att resultatet blivit som vi tänkt. Kvaliteten på data från Timeplan till vårt lönesystem är god och snart ska vi se till att komma i mål med e-signering i Timeplan, vilket kommer underlätta otroligt i och med alla avtal för butik och logistik. Vi arbetar också tillsammans för att på bästa sätt kunna hämta data i Timeplan för att importera i andra eftersystem, avslutar Åsa.  

 

 

Fler kundberättelser

Läs mer om våra kunders resa tillsammans med oss!