Expandering krävde ett enkelt verktyg för chefer och medarbetare 

Efter en tids expandering och en fusion 2017 började Swedol se sig omkring efter ett nytt personalhanteringssystem på den svenska marknaden. Företaget växte och det krävdes ett verktyg som bättre uppfyllde deras krav på system som enkelt och proffsigt. Det skulle vara ett användarvänligt system både för chefer och medarbetare samt uppfylla de krav som fanns i Swedols fyra kollektivavtal inom Handels.  Efter en noggrann process och upphandling fanns 6 st leverantörer som jämfördes på pris, funktionalitet, användarvänlighet och förmåga att ta sig an Swedol som möjlig kund.

– Vi valde Timeplan då vi som företag fick bäst gehör där från dag ett. Vi fick ett mycket bra bemötande där förståelse, flexibilitet och ödmjukhet var viktiga komponenter, berättar Swedols löneansvarig Åsa Edestav.  Åsas fokus är att förenkla och att hela tiden kvalitetssäkra löneadministrationen.

– Förutom att Timeplan skulle ge oss ett mer lättillgängligt system förväntade vi oss även att det skulle förenkla all administration för våra butiks- och lagerchefer. Det var också otroligt viktigt att kvaliteten på den data Timeplan skickar till vårt lönesystem var tillförlitlig och korrekt, fortsätter Åsa.

Därför valde Swedol Timeplan

– Vi införde Timeplan för att automatisera, digitalisera och göra det lättare för våra medarbetare att rapportera sin tid. Även för att förenkla det administrativa arbetet för chefer gällande schemaplanering, tidrapportering med manuell hantering av OB, övertid och frånvaro – allt som måste förberedas inför löneprocessen. Numera registrerar medarbetarna sina tider genom att stämpla in och ut via antingen en terminal eller dator vilket bidrar till att exakta tider registreras samtidigt som frånvaro, OB och komptid följer med vid avvikelser. Det blir inga diskussioner om tider eller när alla arbetat som tidigare, beskriver Åsa.

Resultatet så här långt

Swedol har använt Timeplan sedan december 2018 och har kommit en god bit på vägen. – Vi har under resans gång gjort anpassningar och förbättringar i systemet för att möta nya behov som uppkommit.  Vi har hela tiden fått bra hjälp av Timeplan som tagit våra synpunkter på allvar och vi har tillsammans kunnat lösa problem på ett givande sätt, säger Åsa. – Timeplan har klart visat att de kan hantera både små som stora företag, att de kan anpassa och optimera systemet efter olika verksamheter och ta hand om sina kunder, fortsätter Åsa.

En utmaning för Swedol har varit att anpassa Timeplan efter detaljhandelsavtalet – Timeplan har hjälpt oss och hittat lösningar som gjort att resultatet blivit bra. Kvaliteten på data från Timeplan till vårt lönesystem är god och så snart Timeplan är i mål med e-signering i systemet kommer det underlätta otroligt i och med alla avtal för butik och logistik. Vi arbetar också tillsammans för att på bästa sätt kunna hämta data i Timeplan för att importera i andra eftersystem, avslutar Åsa.