Stämpelklocka som minimerar manuell handpåläggning

  • Slipp manuella löneberäkningar
  • Få kontroll & översikt
  • Sammankopplat med scheman
  • Automatisera kollektivavtalsberäkningar

Du kan testa webb-stämpelklockan gratis i 30 dagar utan förpliktelser. Vill du hellre komma i kontakt med oss och få en offert kan du maila till salj@timeplan.se eller ringa oss på 031-730 40 30.

stämpelklocka
elite hotels timeplan
timeplan swedol
Cireclek
timeplan xl bygg
timeplan elon

Vi har kunder mellan 10 och 1000 anställda. Systemet är flexibelt vilket innebär att det kan anpassas utifrån nästan alla typer av verksamheter och storlekar.

T.ex. kan ni välja om ni bara vill ha en enkel stämpelklocka för att registrera tider eller om ni vill ha automatiska löneuträkningar och koll utifrån ert kollektivavtal.

Så funkar det

1. Rulla ut scheman

Skapa schemat en gång, sen förnyas det automatiskt. Eller använd vårt schemaläggningsprogram för mer avancerad schemaläggning.

schemaläggning stämpelklocka

2. Fånga avvikelser

sen instämpling

3. Automatisera uträkningen

Vi ställer in Timeplan utifrån era kollektivavtal eller lokala avtal så att schema, avvikelser och lön automatiskt räknar rätt. Då slipper ni göra manuella beräkningar och era medarbetare kan vara säkra på att deras lön stämmer.

automatisera löneberäkningen

4. Exportera till löneprogrammet

Det är enkelt att koppla stämpelklockan och systemet till löneprogrammen. Med vissa löneprogram t.ex. Fortnox kan vi även skicka med nyanställda och uppdaterade personuppgifter.

stämpelklocka lönesystem

Felaktiga tidrapporter- ett växande problem

Papperslappar med nedskrivna tider, eller excel-ark utan riktig dokumentation gör det svårt för medarbetaren, chefen och lönepersonalen att göra rätt.

När tidrapporteringen inte är systematisk finns risk för missförstånd, fusk och felberäkningar.

Det är estimerat att ca 16% av anställda någon gång medvetet skriver fel i sin tidrapport (det allra vanligaste är att lägga till 15 minuter extra på dagens arbetade tid).

Detta enligt det oberoende forskningsinstitutet Pollfish.

Timeplan hjälper dig att få koll på tiderna. Det blir enklare för medarbetarna när de inte behöver anteckna sina tider inför veckans tidrapport. Det är bara att checka in/ut.

Och för lönepersonalen ökar effektiviteten markant då löneunderlagen anländer färdigberäknade och behöver endast kontrolleras.

stämpelklocka app
elite hotels timeplan
timeplan swedol
Cireclek
timeplan xl bygg
timeplan elon

Timeplan passar alla storlekar på företag

Gröna Stugan

22 medarbetare

Läs kundcase ->

swedol kundcase

Swedol

Ca 1000 medarbetare

Läs kundcase ->

Sportrehab

50 medarbetare

Läs kundcase ->

ICEHOTEL

100-200 medarbetare

Läs kundcase ->

Timeplan stödjer ert kollektivavtal

Timeplan hanterar i dagsläget ungefär 20 olika kollektivavtal och 35 helt lokala avtal. Vi skapar ständigt stöd för nya kollektivavtal och uppdaterar befintliga avtal. Exempelvis:

IF-metall

Automatiska regler för:

  • OB-regler (ink helgdagar)
  • AFK
  • Flex
  • Övertid
  • Komp
  • Mertid
  • Beredskap
  • Inställelsepeng
  • Rastkorrigering – tjänstledigt
  • 122 andra inställningar

HRF & Visita

Automatiska regler för:

  • Automatiska rastregler
  • Kostavdrag
  • OB-regler (ink helgdagar)
  • AFK
  • Flexkomp
  • Övertid
  • Avrundningsregler
  • Beräkningsperioder
  • 56 andra inställningar

Hamn & stuveriavtalet

Automatiska regler för:

  • Förskjuten arbetstid
  • Färdigkörande
  • Skifttilägg
  • OB-regler (ink helgdagar)
  • AFK
  • Flexkomp
  • Beredskap
  • Övertid
  • Avrundningsregler
  • Beräkningsperioder
  • 207 andra inställningar

Detaljhandelsavtalet

Automatiska regler för:

  • OB-regler (ink helgdagar)
  • Allmän visstidsanställning
  • Branscherfarenhet
  • Schemaavvikelse-regler
  • Minimilön & femårs-tillägg
  • AFK
  • Flexkomp
  • Övertid
  • Avrundningsregler
  • Beräkningsperioder
  • 24 andra inställningar

+ 16 andra kollektivavtal

Vi gör ständigt konfiguration för nya kollektivavtal, kontakta oss så löser vi ert! T.ex. Vårdföretagarna, Kommunal, Unionen, KFO, etc.

Varför använder inte alla stämpelklocka?

Tidigare har det inte funnits möjlighet för alla verksamheter att använda en stämpelklocka. Det beror till stor del på att produkterna inte varit tillräckligt flexibla.

Olika behov, kollektivavtal, lönesystem och processer har gjort det svårt för tillverkare av stämpelklockor att göra en produkt som passar alla.

Det blir fel på beräkningarna för OB, komp, semester, helgdagar, etc.

Men efter 15 års tid har vi på Timeplan kämpat för att göra en produkt som är så flexibel att i princip alla branscher och typer av verksamheter i Sverige kan använda en stämpelklocka.

Resultatet innebär enorma tidsbesparingar för medarbetare som jobbar med HR, lön, ekonomi och personaladministration.

Tiden som frigörs kan istället läggas på att utveckla verksamheten.

Det ser vi genom interna mätningar där vi kan konstatera att våra kunder växer med 27% högre takt än genomsnittet.

Vanliga frågor

Det finns så klart många olika arbetssätt och ni jobbar enligt era rutiner och har såklart önskemål på hur vissa funktioner ska fungera. Här är några utav den vanligaste frågorna vi får.

Har ni koppling till vårt lönesystem?

Ja! I alla fall i 9.5/10 fall har vi en koppling till ert lönesystem. För att se våra befintliga lönekopplingar kan du klicka här. Vi gör också nya lönekopplingar varje år.

Vad innebär kollektivavtals-beräkningar?

Vi lägger in samtliga regler enligt de kollektivavtal som våra kunder använder och som är relevanta för schema, tid och lön. Sedan automatiseras uträkningarna och kopplas mot rätt lönearter så att löneberäkningen blir rätt!

Vilka lagar och regler gäller för att ha en stämpelklocka?

Det är Datainspektionen som hanterar frågor gällande lagen och digitala tidsredovisningssystem. Det är främst ur integritetssynpunkt som det kan bli problematiskt och för vissa metoder krävs det legitima behov. Ett exempel är med GPS-positionering vid in/ut-stämpling – där är det generellt inte tillåtet att använda GPS-positionering från medarbetarens telefon för att kontrollera hur länge den enskilda medarbetaren arbetar.

När det gäller fingeravtrycksskanning vid instämpling i en stämpelterminal är den första frågan om fingeravtrycket är en personuppgift. Även om själva fingeravtrycket aldrig sparas i en stämpelklocka (i alla fall inte i Timeplans stämpelklockor) så utgör ändå den krypterade strängen som omvandlas från ett fingeravtryck en identifierbar del. Därför gäller samma regler som vid övriga personuppgiftsbehandlingar.

Enligt Datainspektionen är det tillåtet att ha en stämpelklocka med fingeravtrycksigenkänning, men medarbetarna ska inte tvingas att endast använda fingeravtrycket, då är en personlig kod eller RFID-tagg även möjlig.

Hur funkar GPS-positionering?

När medarbetarna stämplar via appen kan ni välja att logga de geografiska platserna där stämplingarna skedde. Ni kan enkelt se vart stämplingen gjordes på Google Maps.

Hur funkar WiFi-stämpling?

Ni kan göra så att medarbetaren måste vara inloggad på kontorets/platsens WiFi för att stämpla.

Har stämpelklockan batteri?

Ja, skulle det bli strömavbrott så kan stämpelklockan fortfarande användas i några timmar (beroende på hur mycket den används). Generellt klarar stämpelklockan 4-5h utan el.

Vad händer om internet slutar fungera?

Våra stämpelklockor har möjlighet att lagra offline-stämplingar vid de tillfällen där internet inte är tillgänligt. Så fort internet kommer tillbaka synkas de gjorda stämplingarna automatiskt.

Kan man stämpla rast?

Ja! Man kan antingen stämpla sin rast, eller så kan man ha ett automatiskt rastavdrag varje dag som baseras på antal timmar man jobbat. (t.ex. 60 minuter rast vid arbete över 4h den dagen och 0 min rast vid arbete under 4h den dagen).

Hur snabbt kan man komma igång?

Det går att komma igång inom några dagar om det verkligen är stressigt. För de flesta av våra kunder tar det 2-3 veckor från det att man lägger en beställning tills avtalskonfiguration och lönekoppling är färdig.

Finns det någon garanti på stämpelklockan?

Ja, 12 månader.

Har ni tidrapportering för tjänstemän?

Ja, vi har en tidrapporteringsmodul för de som har förtroendetid. Vi kallar modulen för avvikelserapportering och du kan läsa mer om den här

Måste man attestera alla tider?

Nej! Du behöver endast attestera de tider som avviker. Det är charmen med Timeplan.
Medarbetaren har ett schema, stämpelklockan synkas i realtid med schemat och ni ställer in ett s.k ”stämpel-intervall”. Alltså hur mycket får medarbetaren avvika från schemat utan att behöva ange en avvikelsekod som ”Jag är sen”. 

Vanligtvis tillåter våra kunder mellan 10-30 min, avviker man mer än så får man ange en avvikelsekod och då leder detta till en attestering.

Vilka verksamheter använder Timeplan?

Vi har kunder inom många branscher, nästan alla branscher. Här är några:

  • Förskolor, grundskolor & gymnasieskolor
  • Hamnar
  • Butiker
  • Vårdcentraler
  • Tillverkning & industri
  • Transport
  • Gym & rehab
  • HVB & omsorgsboenden
  • Flygplatser
  • Livsmedelsproducenter
  • Hotell & restaurang
  • Partihandel
  • E-handel
  • Lokalvård
  • Kundtjänst

Får vi hjälp med att komma igång?

Absolut! Vi kan hjälpa till med utbildning, konfiguration och testning. Och ni har alltid möjlighet att kontakta vår supportavdelning via e-post eller telefon.

Vilka funktioner finns i appen?

Medarbetarna får en egen app där de kan:

  • Se sitt schema
  • Vara med och påverka sitt schema (visa när de är tillgängliga)
  • Svara på passförfrågningar
  • Ansöka om passbyten
  • Ansöka om ledighet & frånvaro
  • Se sina kontosaldon (som flex, arbetade timmar, semesterdagar, osv)
  • Ta emot och skicka meddelanden
  • Tidrapportera (om ni vill)
  • Se vilka medarbetare man jobbar med
  • Se när man har rast
  • Uppdatera personuppgifter & anhörighetsinformation
  • Se dokument som lönespecar, anställningsbevis, etc

Har du fortfarande funderingar?

stämpelklocka rfid

Vad kostar det?

Engångsavgift

När du beställer Timeplan är det alltid i en dialog med en säljare som sett över era behov. Du får därför en offert där uppstart, konfiguration och utbildning ingår. 

Själva stämpelterminalerna har en engångsavgift kopplade till sig. 

En terminal med fingeravtryck eller RFID kostar 9900 kr

En terminal med endast kod kostar 3900 kr

Månadsavgift

Vanligtvis får du en månadsavgift som baseras på hur många medarbetare ni är och vilka funktioner ni behöver.

Pris och funktionalitet kan alltid anpassas men standard är 60 kr per aktiv användare (som schemaläggs eller tidrapporterar under en given månad)

Det tillkommer även en fast månadsavgift om 495 kr per månad som täcker molnbaserad drift och framtida uppdateringar.

Kortare demovisning - 15 min

  • En snabb visning av systemet och de olika funktionerna  
  • Gratis offert baserad på era behov
  • Testperiod av systemet

Fullständig demovisning - 60 min

  • Skräddarsydd demo utifrån era arbetssätt så att ni kan se exakt hur Timeplan skulle se ut för er
  • Detaljerad funktionsvisning
  • Frågestund med implementationsspecialist
  • Gratis offert baserad på era behov
  • Få relevant referenskund att prata med